Envoi d’une invitation de réunion
Lorsque vous créez une réunion (rendez-vous de groupe), vous pouvez indiquer des participants dans plusieurs catégories, comme « Président » ou « Obligatoire ». Au moment d’enregistrer la réunion, chaque participant reçoit un courriel avec les informations de la réunion, leur donnant également la possibilité de répondre.
Si vous n’avez pas besoin de recevoir d’informations sur la participation lorsque vous planifiez un évènement, et que vous souhaitez uniquement annoncer l’évènement, faites un clic droit sur la réunion et choisissez Faire suivre comme iCalendar Cela ouvre un nouveau courriel contenant la notification de l’évènement en pièce jointe. Les destinataires peuvent ajouter l’évènement dans leur agenda d’un seul clic, mais cela ne vous enverra pas automatiquement un courriel pour vous signaler s’ils participeront ou pas.
Pour planifier une réunion :
Cliquez sur Fichier ▸ Nouveau ▸ Réunion.
Si vous avez plusieurs comptes de messagerie, sélectionnez celui que vous voulez utiliser en sélectionnant un élément dans le champ Organisateur.
Sélectionnez un agenda dans la liste déroulante Agenda.
Cliquez sur Ajouter pour ajouter les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter.
Choisissez Affichage dans la barre de menus pour afficher ou masquer les champs Type, Rôle, État et RSVP.
Saisissez un bref résumé dans le champ Résumé.
(facultatif) Saisissez un emplacement dans le champ Emplacement.
Pour définir cette réunion comme évènement sur une journée entière, cliquez sur Options ▸ Toute la journée ou cliquez sur le bouton Toute la journée situé dans la barre d’outils.
Choisissez la date et l’heure.
Si l’évènement ne dure pas toute la journée, sélectionnez soit pour afin de spécifier la durée ou jusqu’au pour spécifier la date de fin de l’évènement.
(facultatif) Saisissez une description dans le champ Description.
Pour interroger les informations libre/occupé des participants, cliquez sur le bouton Libre/Occupé situé dans la barre d’outils, ou sur l’onglet Horaire.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la réunion.
Un courriel est envoyé à tous les participants, les invitant à l’évènement.
Vous pouvez aussi définir un fuseau horaire, une catégorie, un rappel, une récurrence ou une classification pour l’évènement ou ajouter une pièce jointe.
Dans Evolution, une réunion ne peut avoir qu’un seul organisateur, et c’est lui seul qui peut ajouter des participants à la réunion. Bien qu’il soit possible de changer l’organisateur d’une réunion, ce n’est pas la manière recommandée d’inviter des participants supplémentaires aux réunions. Si vous souhaitez inviter des personnes supplémentaires à une réunion et que vous n’en êtes pas l’organisateur, la meilleure solution est de faire suivre le message d’invitation originel de l’organisateur à ces personnes.