Information Libre/Occupé

Vous pouvez utiliser la recherche Libre/Occupé pour les rendez-vous afin de déterminer la disponibilité de vos invités.

En plus des outils standard de planification de réunion, vous pouvez utiliser l’affichage Libre/Occupé pour vérifier à l’avance si certaines personnes sont disponibles. La fonctionnalité Libre/Occupé est habituellement réservée aux utilisateurs de serveurs collaboratifs comme Microsoft Exchange ou Novell GroupWise. Cependant, vous pouvez aussi publier les informations de disponibilité en ligne et accéder à de telles informations publiées ailleurs. Si les personnes avec qui vous collaborez ne publient pas toutes des données de disponibilité, vous pouvez tout de même utiliser les invitations à des évènements pour coordonner la planification d’évènements avec d’autres personnes.

Pour accéder à l’affichage Libre/Occupé :

  1. Cliquez sur Fichier ▸ Nouveau ▸ Réunion.

  2. Cliquez sur Ajouter pour ajouter les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter.

  3. Cliquez sur le bouton Libre/Occupé situé dans la barre d’outils, ou sur l’onglet Horaire.

  4. Affinez les horaires de la réunion, soit en glissant les bords de la réunion, soit en utilisant les boutons de choix automatique pour choisir automatiquement une période, puis cliquez sur Fermer. Sur un serveur Exchange, le rendez-vous se met automatiquement à jour pour les participants invités ; dans les autres cas, un courriel de notification de mise à jour est envoyé aux participants.

  • Liste des participants :

    La liste des participants montre les personnes invitées à la réunion.

  • Grille horaire :

    La grille horaire affiche les informations Libre/Occupé des personnes invitées. Cela vous permet de comparer les agendas afin de trouver une période libre pour organiser la réunion. Les données de disponibilité des individus ne sont disponibles que si elles se trouvent sur un même serveur Novell GroupWise ou Microsoft Exchange que vous (c’est-à-dire, si les personnes font partie de la même organisation que vous), ou si ces données sont publiées à une URL accessible et que vous avez saisi cette adresse Web pour le contact particulier dans l’éditeur de contacts sous Informations personnelles ▸ Sites Web ▸ Libre/Occupé.

Vous pouvez publier des informations d’agenda ou de disponibilité sur un serveur WebDAV ou FTP, ou sur une machine distante via SSH ou encore sur un serveur Web prenant en charge HTTP PUT.

Dans les environnements appartenant à une société, vous pouvez publier vos informations d’agenda et de disponibilité vers un serveur Exchange ou Groupwise. Notez que vous devez utiliser l’agenda Exchange de haut-niveau si vous voulez que les autres soient capables d’accéder à vos informations de disponibilité lorsqu’ils veulent vous inviter à une réunion.

Le serveur par défaut peut être défini sous Édition ▸ Préférences ▸ Agenda et tâches ▸ Publication d’informations ▸ Serveur Libre/Occupé par défaut.

Accès aux données de disponibilité sans serveur collaboratif

Si une personne vous donne une URL vers ses données de disponibilité ou vers son agenda Web, vous pouvez ajouter l’URL sous Informations personnelles ▸ Sites Web dans l’éditeur de contacts. Dès lors, lorsque vous planifiez une réunion avec elle, Evolution consulte son agenda et l’affiche dans les informations de disponibilité.