Zaslání pozvánky na schůzku

Když vytváříte schůzku (skupinovou událost), můžete zadat účastníky v několika kategoriích, jako „předsedové“ nebo „vyžadování účastníci“. Když uložíte seznam schůzky, každému účastníkovi je zaslán e-mail s informací o schůzce, což jim dává mimo jiné možnost odpovědět.

Nepotřebujete-li sbírat informace od účastníků, když plánujete schůzku, a raději byste schůzku jen oznámili, klikněte pravým tlačítkem na schůzku a vyberte Odeslat jako iCalendar…. Tím se otevře nový e-mail s oznámením v podobě upozornění v příloze. Příjemci mohou přidat událost do svých kalendářů jedním kliknutím, ale nepošle vám to automaticky e-mail, zda se hodlají zúčastnit či ne.

Když chcete naplánovat schůzku:

  1. Klikněte na Soubor ▸ Nový ▸ Schůzka.

  2. Máte-li více e-mailových účtů, vyberte v poli Organizátor ten, který chcete používat.

  3. Vyberte kalendář v rozbalovacím seznamu Kalendář.

  4. Klikněte na Přidat, abyste přidali e-mailové adresy lidí, které chcete pozvat.

  5. Klikněte na Zobrazit, chcete-li zobrazit nebo skrýt pole Typ, Funkce, Stav a RSVP.

  6. Vložte stručný souhrnný popis do pole Shrnutí.

  7. (Volitelně) napište místo konání do pole Místo.

  8. Chcete-li, aby šlo o celodenní událost, klikněte na Volby ▸ Celodenní událost nebou klikněte na tlačítko Celodenní událost na nástrojové liště.

  9. Zvolte datum a čas.

  10. Pokud událost není celodenní, vyberte buď po dobu k určení doby trvání nebo vyberte až do k určení času konce události.

  11. (Volitelně) napište popis do pole Popis.

  12. Chcete-li se zeptat na informace o volnu/obsazení účastníků, klikněte na tlačítko Volno/obsazeno na nástrojové liště nebo na kartu Rozvrh.

  13. Kliknutím na Uložit schůzku uložíte.

Všem příjemcům bude odeslán e-mail s pozváním na schůzku.

U události můžete také určit časové pásmo, kategorii, připomínání, opakování nebo klasifikaci nebo k ní přidat přílohu.

V aplikaci Evolution může mít schůzka pouze jednoho organizátora a pouze organizátor může přidávat schůzce účastníky. Ačkoliv je možné změnit organizátora schůzky, nelze to doporučit jako způsob, jak pozvat na schůzku další účastníky. Chcete-li pozvat na schůzku další lidi a přitom nejste organizátorem schůzky, je doporučováno přeposlat dalším účastníkům zvací e-mail, který jste obdrželi od původního organizátora schůzky.